(495) 542-89-02

Анализ эффективности использования рабочего времени

Повышение эффективности офисного и производственного персонала

Многие компании, задумываясь над тем, как оценить загрузку офисного персонала и повысить его производительность труда, вспоминают знакомый с советских времен метод Хронометраж рабочего времени, который является основным инструментом нормирования производственного, но не офисного персонала.

Говоря о нормировании труда сегодня, ошибочно применяют это понятие и в отношении офисного персонала, хотя значительную долю рабочего времени у такой категории сотрудников занимают ненормируемые виды работ (например,  обработка входящей электронной почты, менеджмент, участие в совещаниях и пр.). Поэтому наша компания «Технологии нормирования» при оценке производительности труда офисного персонала использует определение анализ эффективности использования рабочего времени, а не нормирование труда.

Данный подход в связи со спецификой работы офисного персонала решает более широкий круг задач, чем классическое нормирование труда. Он позволяет не только определить структуру рабочего времени, выявить потери времени, рассчитать показатели сменной выработки и численности персонала на выполнение нормируемых виды работ, но и определить причины неэффективного использования рабочего времени, указывающие на проблемы в бизнес-процессах. Наша компания дополнительно использует результаты анализа эффективности использования рабочего времени как базовую ступень для дальнейшего описания и моделирования бизнес-процессов, выполняемых исследуемой категорией персонала.

В практике нашей компании анализ эффективности использования рабочего времени офисного персонала включает в себя проведение Фотографии рабочего дня, предполагающей наблюдение сотрудников интересующих должностей в течение определенного количества смен. В ходе наблюдения фиксируются не только все действия сотрудника с указанием их длительности, но и прописываются комментарии к каждому действию, характеризующие специфику его выполнения, проблемы и ограничения. По окончании рабочего дня сотрудника наблюдатель задает заранее подготовленные вопросы, ответы на которые дают представление о том, как фактически выстроена работа исполнителя, какие устранимые и неустранимые проблемы в работе существуют. При необходимости, для детализации полученной информации, проводится серия встреч с исследуемыми сотрудниками с целью проведения экспертных интервью.

По результатам анализа в зависимости от задач исследования, нашей компанией предоставляются следующие данные:

1. Для задач по повышению производительности труда:

  • Составляется структура рабочего времени для конкретного сотрудника/должности/отдела/подразделения. В ней отражаются затраты времени на типовые виды работ (соотношение объема запланированной и незапланированной работы, доля затрат на работу за компьютером, с бумажными документами, время на коммуникации, передвижения и пр.);
  • Даются показатели соблюдения дисциплины труда: количество использованного полезного оперативного рабочего времени, время отдыха, затрат на подготовительно-заключительные работы, простои в работе;
  • Предоставляются данные по загрузке сотрудника/должности/отдела/подразделения: коэффициент использования рабочего времени, коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины, коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам, коэффициент возможного повышения производительности труда при условии устранения прямых потерь рабочего времени;
  • Даются рекомендуемые нормы времени и выработки на типовые нормируемые виды работ, а также норма численности персонала;
  • Составляются скорректированные должностные инструкции, которые учитывают требования и фактически выполняемый функционал;
  • Составляется перечень устранимых и неустранимых проблем в работе сотрудника/должности/отдела/подразделения.

2. Для задач по описанию бизнес-процессов

  • Дается описательная информация для построения моделей бизнес-процессов «как есть» (as is), включающая данные о фактических затратах времени на операции;
  • Определяются наиболее трудозатратные бизнес-процессы (с учетом точной длительности их выполнения и количества исполнителей).

Несомненным плюсом использования метода Фотография рабочего времени для описания бизнес-процессов «как есть» является получение данных о точном времени их выполнения. По полученным данным аналитики нашей компании дают статистически обоснованные рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, точно указывая, какие резервы времени высвобождаются при переходе от модели бизнес-процесса «как есть» к модели «как должно быть».